Thuiswerken: afspraken vastleggen?

Door de Coronacrisis is thuiswerken enorm toegenomen. Gedeeltelijk op instructie van de overheid. Thuiswerken zou wel eens ‘een blijvertje’ kunnen zijn omdat er veel voordelen zijn voor de werkgever en de werknemer. Om willekeur binnen de organisatie te voorkomen is het nodig een thuiswerkbeleid op te stellen. In het thuiswerkbeleid zijn de voorwaarden en spelregels beschreven voor thuiswerken. Op deze manier wordt ook een ongeoorloofd onderscheid tussen werknemers zoveel mogelijk voorkomen. Hoewel de Wet op de ondernemingsraden het niet uitdrukkelijk voorschrijft is het ook raadzaam het thuiswerkbeleid voor advies voor te leggen aan de ondernemingsraad. Het thuiswerkbeleid moet daarna worden gecommuniceerd met de werknemers.

Thuiswerkplek

De werkgever is verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving en daarmee is de werkgever ook verantwoordelijk is voor de inrichting van de thuiswerkplek. Het is daarom aan te raden om een door de werknemer gecreëerde thuiswerkplek door een deskundige te laten controleren.

Afspraken vastleggen

De afspraken kan de werkgever vastleggen in een ‘overeenkomst thuiswerken’. Dat creëert duidelijkheid en daarmee kan de werkgever ook aantonen dat voldaan is aan de werkgeverszorgplicht. In die overeenkomst thuiswerken kunnen ook allerlei praktische zaken worden geregeld, zoals bijvoorbeeld  de hoogte van een eventuele onkostenvergoeding of het verplicht inloggen via een server. In de overeenkomst thuiswerken kan het volgende worden opgenomen:

  1. de gegevens van de werknemer
  2. de dagen en tijdsstippen waarop de werknemer thuis werkt en pauzes
  3. bereikbaarheid via telefoon, e-mail of chat- Teams, Zoom etc.
  4. eventueel de specifieke werkzaamheden die de werknemer thuis verricht
  5. het beschikbaar stellen van een laptop, extra beeldscherm, mobiele telefoon etc.
  6. mogelijke vergoeding voor het gebruik van de thuisruimte en privé apparatuur
  7. mogelijke vergoeding voor inrichting van de thuiswerkplek, zoals een stoel, een in hoogte verstelbaar bureau etc.
  8. afspraken betreffende controle op inrichting van de thuiswerkplek
  9. Arbo specifieke voorschriften zoals stoel, scherm, toetsenbord
  10. voorgeschreven deelname vergaderingen of opleidingen op kantoor
  11. instructies gebruik van internet
  12. instructies omgang met vertrouwelijke gegevens en inlogcodes
  13. gebruik van een digitale agenda
  14. controle op uren en uitgevoerde werkzaamheden
  15. gevolgen overtreding van overeenkomst thuiswerken
  16. omstandigheden waaronder de overeenkomst kan worden beëindigd

Wet flexibel werken (WFW)

De wet flexibel werken (WFW) regelt (onder anderen) dat de werknemer het recht heeft om aanspraak te maken op thuiswerken. De juridische drempel voor afwijzing is minder hoog dan voor aanpassing van het aantal te werken uren, maar de werkgever moet het verzoek serieus in overweging nemen en kan het alleen afwijzen op grond van een goede reden. Dit zijn samengevat de voorwaarden:

  1. werknemer kan een verzoek doen 26 weken na indiensttreding
  2. schriftelijke verzoek tenminste 2 maanden voor de ingangsdatum
  3. een verzoek kan slechts eenmaal per jaar
  4. schriftelijke reactie werkgever binnen een maand
  5. een afwijzing dient besproken te worden met de werknemer

Om welke reden kan de werkgever thuiswerken afwijzen?

Een verzoek kan bijvoorbeeld worden afgewezen als de aard van de werkzaamheden of de persoon van de werknemer thuiswerken niet mogelijk of onwenselijk maken. Zo is het nodig dat een receptioniste achter de receptie zit. Een bedrijfseconomische reden is verder niet noodzakelijk, maar de werkgever dient wel een goede reden te hebben om een verzoek tot thuiswerken af te wijzen.

Samenvattend

Thuiswerken is flink toegenomen en een deel van die toename is blijvend. Werkgevers die werknemers thuis laten werken, moeten investeren in de werkplek. Immers zij blijven verantwoordelijk voor een veilige werkplek. Als een werknemer incidenteel thuis werkt – en dan minder dan 2 uur – speelt het minder, maar als wekelijks een dag thuis wordt gewerkt dan is dat structureel en zijn de Arbo-regels en voorschriften van toepassing. De werkgever moet dan maatregelen treffen en er op toezien dat de werkplek in orde is en voldoet aan de Arbo voorschriften. Gebruik een overeenkomst thuiswerken om de afspraken vast te leggen. Betrek de ondernemingsraad bij het formuleren van het thuiswerkbeleid.

Ook moet de werkgever de thuiswerker informeren over de risico’s van thuiswerken en instrueren hoe deze zo beperkt mogelijk kunnen worden. Het thuiswerken dient tenslotte onderdeel te zijn van de verplichte risico-inventarisatie en -evaluatie (“RI&E”). Houd dus de risico’s in de gaten en handel indien de situatie wijzigt of daarom vraagt. Afsluitend is het nodig als werkgever te controleren of de huidige verzekeringen eventueel opgelopen schade op de thuiswerkplek dekt.